intercom

Privacy Statement

Dit Privacy Statement is op jou van toepassing wanneer jij bij ons solliciteert via werkenbij.headfirst.group (Website). Wij zullen hierna uitleggen op welke manier HeadFirst jouw persoonsgegevens verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke
HeadFirst B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarnaast kunnen aan HeadFirst B.V. gelieerde ondernemingen persoonsgegevens van jou verwerken, zoals de entiteit bij wie jij solliciteert (HeadFirst B.V., Source Automation B.V. of Proud ICT B.V.). In dit Privacy Statement zullen wij verder spreken van HeadFirst.

 

Contactgegevens
HeadFirst is gevestigd aan de Polarisavenue 33 (Transpolisgebouw), 2132 JH in Hoofddorp. Telefonisch zijn wij bereikbaar via (023) 568 56 30. Voor vragen, verzoeken of klachten over gegevensverwerking en dit Privacy Statement kun je een e-mail sturen aan onze HR-afdeling via: HRM@headfirst.nl. HeadFirst heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. Deze assisteert de HR-afdeling bij vragen, verzoeken of klachten die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Sollicitatiegegevens. Als jij bij ons solliciteert verwerken wij jouw persoonsgegevens. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om jouw naam, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit, informatie uit jouw cv en/of sollicitatiebrief en gegevens over jouw werkervaring en opleidingen. Jij kunt ons ook aanvullende documenten sturen zoals een cijferlijst, diploma of VOG. Wij kunnen jou ook vragen om referenties op te geven en we kunnen zelf gegevens over jou verzamelen op bijvoorbeeld (zakelijke) openbare websites en / of sociale media zoals LinkedIn.
  • Gegevens voor selectieprocedure. Als jij wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek en/of een vervolggesprek, kunnen wij de informatie die je dan aan ons geeft vastleggen, bijvoorbeeld in verslagen of notities. Ook kunnen wij tests en assessments afnemen en deze resultaten verwerken voor de sollicitatie en informatie die wij krijgen van jouw referenties vastleggen.
  • Gegevens die je aan ons geeft als je contact met ons opneemt. Als jij contact met ons opneemt voor vragen, verzoeken of klachten over een vacature of over de sollicitatieprocedure, kunnen wij de informatie die jij aan ons geeft verwerken voor het afhandelen daarvan. Dit betreft onder andere jouw naam, e-mailadres en/of telefoonnummer en de aard van je vraag, verzoek of klacht.

 Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zullen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als dat bij deze doeleinden past. De doeleinden zijn:

  • Afhandelen van jouw sollicitatie, afhandelen van vragen, verzoeken en klachten met betrekking tot jouw sollicitatie.
  • Beoordelen van geschiktheid van de sollicitant voor bepaalde functie(s), uitnodigen of afwijzen voor selectieprocedure.
  • Informeren over onze organisatie en de openstaande vacatures.
  • HR- en administratiedoeleinden, waaronder het berekenen van vergoedingen.
  • Verbeteren van onze diensten en processen, beveiliging van systemen.
  • Voldoen aan geldende wet- en regelgeving en het volgen van aanwijzingen van toezichthouders en inspecties.

Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als hiervoor een wettelijke grondslag bestaat. De volgende grondslagen kunnen van toepassing zijn:

  • Uitvoeren overeenkomst en precontractuele fase. Wij verwerken persoonsgegevens om een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan en de geschiktheid van de sollicitant daarvoor te beoordelen.  
  • Gerechtvaardigd belang. Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken omdat wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben. Wij hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang bij het informeren over openstaande vacatures. Wij beoordelen altijd voorafgaand wat de gevolgen zijn voor jouw privacy en voeren geen verwerking uit als er een te grote inbreuk op jouw privacyrechten wordt gemaakt. Ook kiezen wij voor de minst vergaande manier om gegevens te verwerken, zorgen wij ervoor dat het zo min mogelijk persoonsgegevens zijn en dat de verwerking zo kort mogelijk duurt.
  • Wettelijke verplichting. In een aantal gevallen staat in de wet dat wij persoonsgegevens moeten verwerken, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als je een reisvergoeding van ons krijgt.
  • Toestemming. Meestal vragen wij geen toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Alleen wanneer wij ons niet kunnen beroepen op een andere grondslag en wanneer jij je toestemming vrij kunt geven, zullen wij vragen of je akkoord bent met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Een voorbeeld is wanneer wij jouw sollicitatiegegevens langer willen bewaren dan vier weken. Wanneer je ons toestemming geeft, kun je je toestemming altijd weer intrekken.

Wie hebben er toegang tot jouw persoonsgegevens?

  • Medewerkers van HeadFirst. Onze medewerkers hebben toegang tot jouw persoonsgegevens als dat nodig is voor het uitvoeren van hun functie. Wij geven bijvoorbeeld HR-medewerkers toegang tot jouw sollicitatiegegevens zodat zij kunnen beoordelen of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.
  • Verwerkers. Voor sommige gegevensverwerkingen schakelen wij derde partijen in die namens HeadFirst persoonsgegevens verwerken. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een IT-provider. Wij selecteren deze derde partijen zorgvuldig en maken hiermee afspraken.
  • Bevoegde overheidsinstanties. Wanneer dit (wettelijk) vereist of toegestaan is, kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met overheidsinstanties zoals toezichthouders, inspectiediensten, fiscale autoriteiten en opsporingsautoriteiten.

Zijn jouw persoonsgegevens veilig?
Wij hebben verschillende beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Deze maatregelen zijn technisch, maar ook binnen onze organisatie zelf letten we goed op de manier waarop er met gegevens wordt omgegaan. Zo is de toegang tot de persoonsgegevens beperkt tot medewerkers die daar voor hun functie toegang toe moeten hebben. Wij beveiligen onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens alleen voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in dit Privacy Statement. Wanneer je bij ons solliciteert, bewaren wij jouw persoonsgegevens vier weken na afronding van de sollicitatie. Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven zullen wij jouw persoonsgegevens van de sollicitatie maximaal één jaar bewaren. Bepaalde persoonsgegevens moeten wij langer bewaren omdat een speciale wet dit voorschrijft, bijvoorbeeld voor het nakomen van onze administratieplicht. Wij kunnen ook persoonsgegevens langer bewaren wanneer dit noodzakelijk is om claims af te handelen.

Jouw rechten als betrokkene
Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Jij hebt bijvoorbeeld het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die over jou gaan. Ook kun jij bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. Jij kunt ons in bepaalde gevallen ook verzoeken om jouw persoonsgegevens door te geven aan een nieuwe dienstverlener / werkgever. Wanneer jij jouw rechten uitoefent of meer informatie wilt over hoe dit mogelijk is, dan kun jij contact met ons opnemen via de contactgegevens die in dit Privacy Statement staan. Geef daarbij duidelijk aan om welke persoonsgegevens het gaat. Wij kunnen jou om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te controleren.

Vragen en klachten
Bij vragen of klachten over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan kun jij contact met ons opnemen via de contactgegevens die op de eerste pagina van dit Privacy Statement staan vermeld. Wij helpen je graag met het vinden van een oplossing. Als dat niet lukt kun je ook altijd contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Het gewijzigde privacy statement zal op onze Website worden gepubliceerd met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Indien sprake is van substantiële of wezenlijke wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar om deze betrokkenen hierover eveneens direct te informeren.

Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 25 juni 2019.

 

Privacy